Comment bien intégrer un nouveau collaborateur ?

Il y a des entreprises dans lesquelles on se sent intégrés avant même de commencer notre contrat et d’autres où l’intégration n’est jamais vraiment acquise.

Savez-vous que 20% des CDI sont rompus au cours des trois premiers mois ? Souvent, cela est à l’initiative du salarié et est dû à un manque de communication de l’employeur.

Vous l’aurez deviné, dans cet article, je vous parle de l’OnBoarding, à savoir l’intégration des salariés.

Qu’est-ce que l’onboarding ?

Ce terme anglophone signifie littéralement «embarquement » et désigne la phase d’intégration des nouveaux salariés.

Bien qu’elle soit souvent négligée, cette étape est importante dans le processus de recrutement. C’est à ce moment-là que les nouveaux embauchés prennent leurs repères et où la communication est très importante. Soigner ce point est donc un atout non négligeable pour votre marque employeur.

Il ne faut pas confondre la phase d’intégration avec la période d’essai. Cette dernière est une notion juridique qui permet au salarié de s’assurer que sa fonction lui convient et à l’employeur d’évaluer les compétences professionnelles du salarié.

Quelques chiffres

Selon une étude¹, la phase d’intégration est jugée importante et utile par 80% des entreprises. Cependant, 34% des employés n’ont pas bénéficié de programme de ce type dans leur organisation. L’étude révèle aussi que 57% des nouveaux arrivants ne disposaient pas d’ordinateur, de téléphone ou de bureau lors de leurs premiers jours. Et, plus surprenant, qu’il a fallu plus d’une semaine à 43% des employés pour que leurs outils et postes de travail soient mis en place. Cela ne contribue pas à laisser une bonne première impression d’intégration.

Selon OfficeVibe (State of Employee Engagement, 2016-2018 onboarding), les collaborateurs qui bénéficient d’un programme d’onboarding structuré ont 69% de chance en plus de rester plus de 3 ans, par rapport à ceux qui n’en bénéficient pas.

Recruter un nouveau collaborateur coûte en moyenne 3 fois le salaire de l’ancien collaborateur. Une mauvaise intégration peut donc coûter cher à l’entreprise.

D’après une étude de 2012 de la société EaSyRecrue, 1 collaborateur sur 5 en France pense à quitter son emploi dès le premier jour. Généralement, ces collaborateurs ne restent pas longtemps dans l’entreprise et expriment leur mécontentement sur des sites de notation comme Glassdoor, Indeed ou encore Choosemycompany. Cela qui aura donc un impact négatif sur la marque employeur de la société en question.

D’après une étude de Sundaram et Patel, lorsqu’un collaborateur estime que son onboarding était exceptionnel, il a deux à trois fois plus de chance de se sentir capable d’exceller dans son nouveau rôle et de dire que son poste est meilleur que ce à quoi il s’attendait.

Pour l’anecdote…

Un jour, je commençais un CDI (le contrat était signé depuis un mois). Je rejoignais deux collègues faisant le même travail que moi, nous étions tous les trois dans le même bureau. Ces collègues n’étaient pas au courant de mon arrivée. Ils n’ont pas pris le temps de bien me former car ils pensaient que j’étais une stagiaire qui ne resterait pas longtemps. Comment leur en vouloir puisque personne ne les avait prévenu de mon arrivée ?

Sur le moment, je ne me rendais pas compte que cela aurait un impact sur la continuité de mon contrat. Il s’avère que la communication ne s’est pas améliorée au fil des mois. Cette intégration, ou du moins cette non-intégration s’est avérée être révélatrice de l’organisation de l’entreprise qui m’avait recrutée. Cela n’a pas contribué à mon bien-être au travail.

Depuis cette mésaventure, avant de commencer un contrat je demande systématiquement à visiter les locaux et à rencontrer mes futurs collègues. Cela permet de me rassurer sur le fait d’être vraiment attendue.

Force est de constater que l’intégration est un élément primordial pour l’arrivée d’un nouveau salarié. La durée de cette phase peut aller de un mois à un an. Mais comment s’y prendre ?

Prenons l’exemple de Mathilde qui va intégrer une société au sein du service administratif.

La pré-intégration

Pour veiller à la bonne intégration de Mathilde, le gérant lui présente en amont son environnement de travail. En connaissant son futur bureau et ses futurs collègues, elle peut mieux se projeter et appréhender son arrivée. Cette phase n’est malheureusement pas toujours possible.

Quelques jours avant son arrivée, Mathilde reçoit un e-mail récapitulant les éléments essentiels au bon déroulement de sa première journée. Dans le message est indiqué l’heure à laquelle elle doit arriver et éventuellement des informations d’accès au bâtiment (code d’entrée, places de stationnement, etc.)

L’ensemble des équipes est prévenu de l’arrivée de Mathilde grâce à une communication interne. Celle-ci peut être fun : Elle pourrait comporter un portrait chinois ou une présentation sous forme de j’aime/j’aime pas, etc. En étant informés de l’arrivée de Mathilde, ses collègues faciliteront son intégration.

Le Jour-J

Voilà, c’est le Jour-J !

Mathilde arrive un peu avant 9h pour intégrer l’équipe administrative. Elle s’est garée sur un emplacement réservé aux salariés de son entreprise, comme indiqué dans le mail reçu quelques jours auparavant.

Son manager l’accueille avec des goodies2 et un livret d’accueil. Ce guide contient les ressources utiles de l’organisation (au sujet de la mutuelle, des congés, etc.) et les processus de son poste. Mathilde pourra relire ce livret lorsqu’elle se posera des questions sur ces sujets.

Ensemble, ils font le tour des locaux afin que Mathilde se repère et que ses nouveaux collègues la rencontrent.

Son poste de travail a été configuré au préalable par l’équipe technique afin qu’elle puisse accéder à tous les fichiers et logiciels dont elle aura besoin pour exercer sa fonction. On lui fournit aussi son téléphone professionnel et son badge ou code d’accès. Sans oublier… la clé pour la machine à café ! 🙂

Mathilde est parrainée par Jérôme, un commercial. Avoir un parrain permettra à Mathilde de poser des questions et s’exprimer sans retenue. Il est donc judicieux de choisir un parrain extérieur au service. Dans certaines entreprises, les parrains peuvent bénéficier d’un budget pour intégrer leur filleul. De ce fait, Mathilde a eu le droit aux croissants le jour de son arrivée !

Camille, la chargée de communication lui fait même une jolie photo pour la présenter dans le prochain journal interne et sur les réseaux sociaux de la société. Certains collaborateurs n’étant pas dans les même locaux, ils pourront ainsi mettre un visage sur Mathilde qui se sentira exister au sein de la société. Optez pour un portrait décalé plutôt qu’une présentation austère.

Si Mathilde avait intégré un grand groupe, elle pourrait même bénéficier d’une journée d’intégration avec d’autres arrivants, à la manière d’un Team Building.

Après ces étapes, Mathilde reçoit ses premières missions et ses premiers objectifs qui vont lui permettre de prouver de quoi elle est capable.

Durant la période de confinement, diverses entreprises ont intégré leurs nouveaux collaborateurs en réalisant des petits-déjeuners sur Skype. Cette solution peut être envisagée pour les nouveaux collaborateurs en télétravail ou sur des sites distants. C’est toujours agréable d’échanger des moments conviviaux, même à distance.

La première semaine

Cette semaine est déterminante pour Mathilde qui doit s’approprier son nouvel environnement de travail. Le fait d’être accompagnée lui permet de monter en compétences et en confiance au sein de ce nouvel environnement.

Mathilde est suivie par son parrain, Jérôme. Grâce à lui, elle perçoit une intégration sociale. Ce “buddy” n’a pas été assigné par hasard, il est bienveillant, volontaire et en est au même stade de carrière que Mathilde. Cela évite les silences gênés dus à la différence d’âge ou au niveau hiérarchique.

Lors de son pot d’arrivée, Mathilde a pu discuter avec des collègues d’autres services, ce qui facilitera ses prochains échanges avec eux. En effet, il n’est pas évident de rejoindre une équipe déjà constituée, ces moments d’échange informels sont donc un bon moyen de briser la glace et de mieux se connaître entre collègues.

En début de semaine, Mathilde a reçu des tâches à réaliser dans la semaine. Jour après jour, elle découvre d’autres tâches à effectuer, ce qui lui permet de commencer à s’approprier les différentes missions au fur et à mesure de son intégration.

Les premiers mois

L’entreprise de Mathilde a mis en place la gamification. Ce jeu est disponible sur une application et permet à Mathilde de découvrir l’entreprise et de se former. Elle répond à des questions pour confirmer qu’elle a bien compris les processus. Elle dispose d’informations pour visiter les locaux ou rencontrer des collègues par le biais de jeux. Un système de récompenses ou de score d’intégration peut être mis en place pour motiver Mathilde.

Lors de son arrivée dans l’entreprise, Mathilde avait reçu un document à remplir : le rapport d’étonnement. Elle le complète lorsque quelque chose la questionne : Pourquoi certains ont des avantages et pas d’autres ? Pourquoi n’a t’elle pas accès à certains dossiers, etc. Toutes les interrogations et suggestions des premiers mois seront reportées dans son rapport.

L’équipe Qualité récupère les rapports des derniers salariés intégrés pour en faire un bilan. Cela permet à sa société de mettre en avant ses points forts et d’améliorer ses points faibles auprès des futures recrues.

De plus, Mathilde réaliser régulièrement des points avec ses managers pour lui permettre de démarrer sur les bons rails. Ces rencontres ont pour but d’évaluer les activités maîtrisées et celles en cours d’acquisition.

Mathilde peut commencer à s’investir dans la société en proposant d’aider à l’organisation du prochain afterwork, d’une collecte pour une association caritative ou encore de la prochaine session de sport entre collègue.

Pour une intégration réussie, le nouveau salarié doit donc :

• Adhérer aux valeurs de l’entreprise
• Avoir le sentiment d’appartenance
• Comprendre la culture d’entreprise

Tout cela qui permettra de fidéliser le collaborateur et de faire baisser le turn-over de l’entreprise.

Pour aller plus loin :

• Vidéo de L’accueil et l’intégration d’un nouveau salarié dans l’entreprise par Anaïs Coquet, manager en Ressources Humaines chez In Extenso.
• Vidéo sur l’Onboarding, les astuces pour réussir l’intégration des nouveaux collaborateurs par Kudify
• Vidéo de L’intégration des collaborateurs chez Novartis France
• Article sur le Pairing par Welcome to the Jungle : Le parrainage améliore-t-il l’onboarding en entreprise ?

<sup>1. [Etude menée en Europe auprès de 143 entreprises et 115 professionnels RH, publiée en septembre 2018 par Vlerick Business School, école de commerce située en Belgique, et Talmundo, société de technologie en RH]↩
2. [Attention dans le choix des goodies, éviter et les gadgets au profit de goodies utiles et écologiques ! Optez par exemple pour une tasse pour la machine à café logotée au nom de la société et/ou avec le prénom du nouveau collaborateur ?]↩</sup>